Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях?

Comments

• Здравствуйте! Договор аренды транспортного средства необходимо заключить с сотрудником.
• МарияAFG, это будет договор аренды БЕЗ экипажа?
• Можно без экипажа, только тогда вы с суммы аренды должны заплатить НДФЛ 13%
• Доброго дня.
  

  Цитата: Здравствуйте!Сотрудник по роду деятельности будет периодически использовать свой автомобиль для служебных поездок в служебное время. За это ему решили выплачивать фиксированную сумму в размере 10т.р. в месяц.Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить с сотрудником такие отношения?

  Вам в помощь статья БухОнлайн.
  

  Цитата: Вариант 2. АрендаПлюсы:- Учет всех расходов на автомобиль без ограничений;- Работник получает дополнительное вознаграждение.Минусы:- Необходимость заключения дополнительного договора- Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС;- Риск доначисления страховых взносов, если автомобилем управляет собственник;- Вознаграждение сотруднику облагается НДФЛ.Если вы планируете выплачивать работнику вознаграждение за использование личного автомобиля, то договор ссуды не подходит. Ведь по нему никаких выплат быть не может. Максимум, что допускает договор, так это выдачу денег на топливо под отчет.В такой ситуации можно воспользоваться вторым вариантом и оформить договор аренды автомобиля (ст. 633, 643 ГК РФ). По нему арендатор также может учесть расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и страховку. Но для этого в договор аренды нужно включить положения о том, что расходы по ремонту (с указанием его типа — текущий, капитальный), техническому обслуживанию и страхованию несет арендатор (ст. 644, 646 ГК РФ, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).Обратите внимание, чтов нашем случае (сотрудник использует свой личный автомобиль в служебных целях) следует заключать договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ).Дело в том, что передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). Очевидно, что при аренде авто у собственного сотрудника это условие невыполнимо — иначе сотрудник должен будет заключить трудовой договор сам с собой. В то же время, законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации (правда, в этом случае существует риск начисления страховых взносов, т.к. при проверке данный договор могут переквалифицировать в договор аренды транспортного средства с экипажем).Сама же арендная плата взносами не облагается. Основание — уже упоминавшийся пункт 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, где сказано, что выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.При этом арендная плата является доходом сотрудника (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ), при выплате которого организация должна удержать НДФЛ (ст. 226 НК РФ).
• Можно установить фиксированную сумму (арендную плату) и выплачивать её ежемесячно? Как поняла такие выплаты страховыми взносами не облагается, только НДФЛ удерживать.
• Доброго дня.
  

  Цитата: Можно установить фиксированную сумму (арендную плату) и выплачивать её ежемесячно? Как поняла такие выплаты страховыми взносами не облагается, только НДФЛ удерживать.

  Арендная плата является доходом сотрудника (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ), при выплате которого организация должна удержать НДФЛ (ст. 226 НК РФ).
  Арендная плата страховыми взносами не облагается :
  

  Цитата: ......................4.Не признаются объектом обложения страховыми взносами выплатыи иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права),и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав),за исключением договоров авторского заказа, договоров об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, указанные в подпунктах 1 - 12 пункта 1 статьи 1225 Гражданского кодекса Российской Федерации, издательских лицензионных договоров, лицензионных договоров о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности, указанных в подпунктах 1 - 12 пункта 1 статьи 1225 Гражданского кодекса Российской Федерации. (в ред. Федерального закона от 27.11.2017 N 335-ФЗ (ред. от 28.12.2017))
• В этом случае нужно составлять путевые листы, подтверждать и возмещать расходы на ГСМ?
• Цитата: В этом случае нужно составлять путевые листы, подтверждать и возмещать расходы на ГСМ?

  Наличие путевого листа обязательно.
• Добрый день!
  

  Цитата: нужно составлять путевые листы, подтверждать и возмещать расходы на ГСМ?

  не только путевые листы, но и акты приема-передачи самого автомобиля каждый раз, когда организация берет его в аренду, если предполагается, что
  

  Цитата: Сотрудник по роду деятельности будет периодически использовать свой автомобиль для служебных поездок в служебное время.

  а остальное время этот автомобиль будет не на стоянке компании стоять, а у сотрудника в гараже.
  По поводу расходов на ГСМ - это регулируется договором, но по общему правилу, их несет арендатор (т.е. ООО в данном случае).
  В принципе, я бы рекомендовал вам к прочтению ту самую статью, которую Ольга выше цитирует. Там вы сможете подобрать наиболее подходящий вам вариант (т.к., на мой взгляд, в вашей ситуации больше подойдет компенсация по ст. 188 ТК РФ, чем аренда, но это лишь из того, что я вижу в этой ветке. Вам же, с учетом всех обстоятельств, будет куда проще подобрать нужный вариант).